都内のIT企業で働くインド出身の社員Aさんは、契約満了に伴い自己都合退職をしました。本人は退職後すぐに入管庁へ「活動機関に関する届出」をオンラインで提出。しかし会社側の人事担当者は、「本人が出したから大丈夫だろう」と思い込み、会社分の届出を行いませんでした。
数か月後、別の外国人社員の更新申請を行った際に入管から「過去の退職者の届出記録が不足している」と指摘を受け、企業の管理体制に疑義が生じました。結果として、更新審査が通常より数週間長引き、企業の信頼性にも影響を与えました。

2023年、地方で事業を展開していた製造業B社が経営悪化により倒産。従業員のうち20名以上が外国人技能実習生・特定技能の資格で在籍していました。倒産後、清算人や管理担当者が不在となり、会社としての届出は大幅に遅延。多くの社員が自ら入管へ届出を行いましたが、数名は期限を過ぎてしまい、更新申請の際に「活動に空白がある」と指摘され、追加説明を求められました。結果、次の就労先が決まっていたにもかかわらず、許可が下りるまでに時間がかかり、就労開始が遅れる事態となりました。

ネパール出身の特定技能社員Cさんは、契約更新がされずに退職。しかし本人・会社の双方が届出を怠ってしまいました。その後、Cさんは別の会社と雇用契約を結び、在留資格変更を申請しましたが、入管から「前職を退職してから今回の契約までの間に活動がない期間がある」と指摘を受けました。結果として、退職から新しい雇用までの経緯を説明する追加資料を提出することになり、審査が長期化。企業側も「契約終了時の届出漏れが大きな影響を及ぼす」ことを痛感しました。

企業D社では、退職者が出た際に「活動機関に関する届出」を避けるため、形式的に在籍扱いのままにしていました。給与も支払わず、業務も割り当てない状態が半年以上続いた結果、入管に発覚。「虚偽報告」にあたる可能性があるとして、企業は不法就労助長罪の疑いで調査対象となりました。最終的に大きな処罰には至りませんでしたが、今後の新規採用や更新申請において「企業の管理体制が不十分」と判断され、審査が厳格化しました。

アメリカ本社の社員Eさんは、日本支社から退職し、本国で勤務を続けることになりました。しかし日本法人が「海外転勤だから届出不要」と判断し、届出を行いませんでした。その後、別の外国人社員の「在留資格認定証明書」の申請時に入管が過去履歴を確認したところ、届出が漏れていることが発覚。結果として審査が大幅に長期化し、日本支社全体の採用スケジュールに影響が出ました。