外国人社員の在留期間更新・変更手続き｜企業向けガイド
外国人社員を採用した企業様にとって、「就労ビザが取れたから終わり」ではありません。
実は、外国人社員のビザ管理は、採用後こそ重要になります。
この記事では、企業が知っておくべき在留期間の更新手続きや在留資格の変更について、実務的な視点でわかりやすく解説します。
今後、外国人社員を継続的に雇用する予定のある企業様は、ぜひ最後までご覧ください。
１、在留期間更新とは？
外国人社員が持つ在留資格（いわゆる「就労ビザ」）には、1年・3年・5年などの在留期間が設定されています。
この期限が切れる前に、在留期間更新許可申請を出入国在留管理局へ提出しなければなりません。
✅ 企業が知っておきたい更新申請のポイント
◦申請時期：在留期限の3か月前から可能
◦申請者：本人が申請（ただし企業が書類作成に協力）
◦審査内容：勤務実態、報酬、会社の経営状況など
２、在留資格変更とは？
在留資格変更とは、外国人社員の仕事内容や立場が変わった場合に必要な手続きです。
よくある変更例：
◦留学生 → 新卒採用（留学ビザ → 技術・人文知識・国際業務）
◦技術職 → 管理職（技術ビザ → 経営・管理）
◦特定技能 → 正社員雇用（技能ビザへ変更 など）
業務内容が当初のビザと異なる場合、変更をしないまま働かせると不法就労助長罪に問われるリスクもあります。
３、更新・変更の際に必要な企業側書類例
就労ビザの更新・変更では、企業側にも以下のような書類提出が求められます
◦雇用契約書（または辞令）
◦会社概要資料（登記簿謄本、決算書など）
◦労働条件通知書・就業規則
◦在職証明書
◦税務関連の届出書（源泉徴収義務者の届出など）
この他にも、外国人社員本人が提出すべき書類（在留カード、納税証明書など）もあります。
４、ビザ管理で企業が気をつけたい3つのこと
✅① 在留期限の管理を怠らない
期限切れの就労は「不法就労」となり、企業も処罰対象に。
外国人社員のビザ期限は必ず一覧で管理し、リマインド体制を整えましょう。
✅②雇用条件の変更があった場合は専門家に相談
部署異動や職種変更、給与の大幅変更などは、ビザとの整合性が重要です。
変更後の業務が今の在留資格と合っているか、確認が必要です。
特に部署異動は注意！
気づいたら就労ビザの要件対象外になっていることもあります！！
✅③更新時も「審査」があることを忘れずに
更新は単なる延長ではなく、在職状況・経営状態などを再審査される場です。
給与未払いや社会保険の未加入などがあれば、不許可になる可能性があります。